Istnieje wiele powodów, dla których możesz uznać, że zmiana biura księgowego jest właściwym działaniem. Przy zachowaniu odpowiednich procedur zmiana ta może odbyć się przy minimalnym zamieszaniu, wysiłku i zakłóceniach w firmie.

Powody zmian

Zmiana biura księgowego zazwyczaj jest spowodowana rozwojem firmy, zmianami rodzaju działalności lub w efekcie niezadowolenia z pracy dotychczasowego biura. Zanim jednak dokonasz zmiany, zadaj sobie kilka fundamentalnych pytań. Czy zachowujesz stosunek jakości do ceny? Jeśli czujesz, że nie otrzymujesz poziomu usług, za który płacisz, może to być powodem do zmiany biura. Przed podjęciem jakichkolwiek decyzji przeprowadź dochodzenie i zobacz, czy możesz uzyskać lepszą ofertę i poziom usług w innym biurze.

Czy nowe biuro rozumie potrzeby twojej firmy? Niezwykle ważne jest, aby księgowy w pełni rozumiał, czego ty jako firma potrzebujesz od niego i jakie masz plany na przyszły rozwój. Sprawdź też, czy twoje zeznania podatkowe są składane prawidłowo i terminowo.

Dwie kwestie do rozważenia przy zmianie księgowego

Zmiana nie powinna być pośpiesznym procesem. Kiedy już podejmiesz decyzję, dokładnie zastanów się nad najbardziej odpowiednim momentem przejścia między poprzednim a nowym biurem księgowym. Idealnym momentem jest chwila, kiedy firma wykazuje małą aktywność lub jest w trakcie przestoju. Mając to na uwadze, pamiętaj, że decyzja o zmianie pod koniec roku finansowego byłaby jednym z tych najbardziej nieodpowiednich momentów. Upewnij się, że jesteś na bieżąco rozliczony finansowo z dotychczasowym biurem. Spory o opłaty to najpowszechniejsze i najistotniejsze zagrożenie dla płynnego przeniesienia księgowości. Zastanów się nad tym, jak zmiana wpłynie na finanse twojej firmy. Być może zmieniasz biuro rachunkowe, gdyż poprzedni usługodawca okazał się dla ciebie zbyt kosztowny. Być może przeciwnie – szukasz większego zakresu usług, a tym samym musisz się liczyć ze wzrostem wydatków na obsługę biura rachunkowego. W każdym z tych przypadków – na nowo przelicz koszty, jakie będziesz zmuszony ponieść co miesiąc na księgowość.

Na co jeszcze zwrócić uwagę?

Zamknij wszelkie zobowiązania finansowe i napisz pismo, w którym kończysz współpracę z danym biurem rachunkowym. Niezależnie od powodów zmiany, najlepiej zakończyć relację w dobrych stosunkach. Twój nowy księgowy może pomóc w powiadomieniu poprzedniego księgowego, tworząc pismo z wypowiedzeniem. Dotychczasowe biuro księgowe będzie musiało podać szczegóły wszystkich wcześniej wykonanych prac, w tym daty i inne istotne informacje. Twój nowy księgowy będzie musiał napisać do poprzedniego księgowego. W tym piśmie prosi się o profesjonalne zezwolenie i odpowiednie informacje i dokumentację, które pomogą w zmianie biura. Twój poprzedni księgowy może pobierać niewielką opłatę za przekazanie tych informacji. Ostatnim krokiem jest nadanie uprawnień nowemu księgowemu, aby mógł on wykonywać w twoim imieniu obowiązki podatkowe, takie jak składanie zeznań podatkowych. Ten krok obejmuje zmianę haseł do odpowiednich kont, aby poprzedni księgowy nie miał już do nich dostępu.

Nowe biuro księgowe – na co zwrócić uwagę podczas wyboru

Żeby nie było jak w popularnym przysłowiu… zamienił stryjek siekierkę na kijek, trzeba dobrze zastanowić się nad wyborem nowego biura księgowego. Podstawową kwestią zawsze powinny być kompetencje pracowników biura księgowego, dlatego podczas rozmowy ofertowej powinniśmy zapytać o takie kwestie jak doświadczenie, czy pracownicy posiadają certyfikaty księgowe Ministerstwa Finansów, jakimi narzędziami biuro dysponuje, jakie oprogramowanie jest wykorzystywane itp. To podstawowe dane, które w pierwszej kolejności powinny zostać przez nas zebrane i zweryfikowane. Kolejną kwestią jest obsługa księgowa, jej zakres oraz charakter. Biuro księgowe obsługuje firmy z Będzina, ale swą fizyczną lokalizację może mieć oddaloną o wiele kilometrów od siedziby twojej firmy. Musisz zadać sobie pytanie, czy stanowi to dla ciebie problem. Jeżeli nie, to sprawa jest jasna, możesz zatrudnić biuro księgowe z dowolnego miasta. Podczas wyboru optymalnego biura księgowego zawsze przed rozmową wypisz pytania i zadaj je w rozmowie telefonicznej czy mailowej. Odpowiedzi zapisz na kartce. Dzięki temu łatwo zrobisz podsumowanie, przypiszesz oceny punktowe i finalnie wybierzesz optymalne dla twojej firmy biuro księgowe.